Kommunikationsstrategi
Overgang fra pilot til offentlig adgang til app'en Min Graviditet

h1.Indhold
Indhold
1. Indledning
2. Baggrund og kontekst
3. Formål
4. Strategiperiode
5. Afgrænsning/målgruppe
6. Snitflader/Kommunikerende parter
7. Indsatsområder
7.1 Overordnet borgerrettet kommunikation
7.2 Kommunikation til graviditetsforløbets sundhedsfaglige brugere
7.2.1 Sundhedsfaglige brugere i almen praksis – Pilot forlængelse
7.2.2 Sundhedsfaglige brugere på fødested - udvidet pilot
7.2.3 Sundhedsfaglige brugere i sundhedsplejen – udvidet pilot
7.3 Kommunikation til gravide på sektorernes behandlingsenheder
7.3.1 Gravide hos almen praksis – udvidet pilot
7.3.2 Gravide på fødesteder - udvidet pilot
7.3.3 Gravide hos sundhedsplejen – udvidet pilot
8. Tidsplan og økonomi
9. Videre proces


Indledning

Som systemejer ønsker Sundhedsdatastyrelsen en kommunikationsstrategi, der understøtter udbredelsen af kendskabet til den digitale løsning til graviditetsforløb og sikrer at retvisende information til enhver tid ligger frit tilgængelig for de respektive interessenter og slutbrugere.

Baggrund og kontekst

Projektet Digital løsning til graviditetsforløb har i første halvår af 2022 gennemført pilotafprøvning af den udviklede løsning til en digital erstatning af papirvandrejournalen. Løsningen er udviklet således, at data fra graviditetsforløbet kan deles mellem forløbets tre sundhedsfaglige sektorer og med den gravide selv. Sundhedsdatastyrelsen har i den forbindelse stået for udviklingen af Graviditetsmappen, der er den centrale infrastruktur til datadeling, samt to brugergrænseflader; en webløsning til sundhedsfaglige på fødested og i den kommunale sundhedspleje samt en app til den gravide selv. Derudover har PLO udviklet en brugergrænseflade, der udveksler data med Graviditetsmappen, til almen praksis.

Den første pilotafprøvning er afsluttet ved udgangen af juni 2022. I pilot vest foretages der dog en yderligere pilotafprøvningen af løsningen i et udvidet set-up, således at alle gravide kan indgå i afprøvningen fra januar 2023. Sideløbende gøres appen til gravide offentligt tilgængelig, således at alle borgere gratis kan få adgang til appens sundhedsfagligt validerede artikelindhold om graviditet, fødsel og småbørnspleje.
Konteksten for indeværende kommunikationsstrategi er således at appen, Min Graviditet, tages i brug af landets borgere enten i forbindelse med et graviditetsforløb i Region Syddanmark eller som generel informationskilde - evt. sideløbende med et igangværende graviditetsforløb med papirvandrejournal i en anden region.
Løsningen benyttes tilsvarende i Vest piloten af et større antal sundhedsfaglige medarbejdere i forbindelse med graviditetsforløbets aktiviteter i almen praksis, på fødestedet og i den kommunale sundhedspleje. Sideløbende benytter sundhedsfaglige i de tre sektorer i den øvrige del af landet papirvandrejournalen - alt imens den gravide borger evt. kan have hentet appen. De respektive brugsscenarier og kommunikationsbehov for både borgere og sundhedsfaglige medarbejdere behandles i denne strategis indsatser.

Formål

Overgangen fra første pilotafprøvning til en udvidet pilot med flere sundhedsfaglige brugere på løsningen og et tilsvarende større antal gravide i flere omsorgsgrupper, samtidig med at appen Min Graviditets gøres offentlig tilgængelig fordrer, at der er foretaget afklaringer om, hvordan de respektive brugergrupper informeres om løsningens eksistens. Sundhedsdatastyrelsens kommunikationsstrategi og afledte handlingsplaner skal understøtte, at det på tværs af Sundhedsdatastyrelsen og sektorparterne afklares, hvordan slutbrugere på løsningen får information om løsningen, samt at snitflader og ansvarsfordeling projektets parter imellem tydeliggøres. Dette skal sikre, at løsningens mangfoldige brugergrupper er favnet i det til enhver tid eksisterende informationsflow og at behovet er kendt og understøttet parterne imellem.
Den første pilotafprøvning viser ikke overraskende, at den gravide bruger finder den største værdi ved løsningen, når de sundhedsfaglige, den gravide møder undervejs i sit forløb både kender og benytter løsningen. Det er på den baggrund en grundlæggende forudsætning for slutbrugertilfredshed hos borgeren, at informationsindsatsen ud mod de konkrete sundhedsfaglige, der deltager i den udvidede pilot, øges. Dertil kommer at informationsindsatsen ud mod øvrige sundhedsfaglige, der møder gravide i resten af landet, bør løftes i takt med at hhv. app'en og den øvrige løsning udbredes.
Sundhedsdatastyrelsens kommunikationsstrategi og dens tilknyttede handlingsplaner skal, i kontekst af de mange kommunikerende interessenter i og omkring projektet, bidrage til at der skabes en ensartet information om løsningen på tværs af parterne. Særligt ønsker Sundhedsdatastyrelsen at tage ejerskab over den information, der udbredes, om de betydelige dele af løsningen, som styrelsen er systemejer af. Dette gælder løsningens infrastruktur til datadeling sektorparterne imellem, Graviditetsmappen, den sundhedsfaglige brugergrænseflade til fødested og kommunal sundhedspleje, Graviditetsportalen, samt app'en til gravide og borgere, Min Graviditet. I den forbindelse vil styrelsen påtage sig en tværgående koordinerende rolle projektets parter og interessenter imellem, således at den grundlæggende beretning om løsningen ensrettes og tydeliggøres.
Formålet med strategien er således at danne en tryg ramme omkring kommunikationsindsatsen for de involverede parter, herunder at sikre udbredt kendskab til løsningen, at understøtte ensartet kommunikation på tværs af interessenter og med tanke på de respektive brugeres behov.

Strategiperiode

Dette dokument er formuleret i forbindelse med overgang fra en første pilotafprøvning i 1. og 2. kvartal 2022 til en udvidet pilotafprøvning i Vestdanmark fra januar 2023 og samtidig med at offentlig adgang til app'en Min Graviditet planlægges.
Sundhedsdatastyrelsen opdaterer løbende kommunikationsstrategien og afledte indsatser med henblik på at sikre, at det strategiske afsæt stemmer overens med løsningens anvendelse og grad af udbredelse, samt at kommunikationsindsatsen i nedenstående konkretiseringer løbende benytter relevante kanaler og kommunikationsformer i trit med samtiden. Desuden vurderes hidtidige erfaringer med kommunikationsindsatserne ved strategiens opdatering.
Indeværende dokument dækker som udgangspunkt perioden fra oktober 2022 til oktober 2023.

Afgrænsning/målgruppe

Denne version af kommunikationsstrategien forholder sig alene til kommunikation rettet mod løsningens slutbrugergrupper og sektorparternes interessenter.
Strategien favner ikke udviklingen af det beslutningsmateriale til de respektive sektorparters ledelseslag i kommuner, regioner og almen praksis, der går forud for parternes beslutningsproces for implementering af løsningen ved lokale behandlingsenheder. Denne form for kommunikation løftes af hovedprojektet i regi af den løbende dialog med sektorparterne i kontekst af konkrete interessetilkendegivelser eller i regi af koordinering af implementeringen. Tilsvarende løfter projektet den tekniske kommunikation og dokumentation af løsningen rettet mod de implementerende parters teknikerlag.
Strategiens målgruppe er slutbrugere, her defineret som borgere i al almindelighed, gravide, der skal benytte løsningen samt de sundhedsfaglige personer, hvis arbejdsgange er berørt af løsningen. Medforældre, pårørende eller andre med særlig interesse i et specifikt graviditetsforløb er tænkt som værende del af målgruppen som borgere, og der er derfor ikke i denne version af strategien tænkt i yderligere/særskilt information til denne gruppe.
Indsatserne i strategien afgrænser sig fra den SDS-kommunikation, der foregår som led i pressehåndtering ved overgangen fra papirvandrejournal til løsningens almene drift. Dog kan det forventes at pressemeddelelser og øvrig pressehåndtering samstemmes i tæt dialog mellem SDSs pressekommunikation og projektets kommunikationsindsats.

Snitflader/Kommunikerende parter

Det er SDS ambition at være samarbejdende og koordinere egen kommunikationsindsats med projektets parter, således at kommunikationen på tværs fremstår samstemt og at ansvarsområder er afklarede på tværs af interessenter og aktører.
Materialer skal således tænkes ind i snitflader til øvrige parter der kommunikerer om løsningerne herunder MedCom, PLSP, PLO, SUM, SST, SDSI, Danske regioner samt de enkelte regioner, KL, leverandører af epj- og sundhedspleje-systemer, Komiteen for sundhedsoplysning, Jordemoderforeningen samt SDS' egen kommunikationsafdeling.
Dertil kommunikerer sundhedssektoren og øvrige offentlige instanser på forskellig vis til borgere generelt (på sundhed.dk, borger.dk, sst.dk mv) og mere specifikt til gravide (fx via Min Læge appen, egne lægers hjemmesider, på regionale sider, fødestedets side samt via sundhedsplejens kommunikationskanaler). Kommunikationsindsatsen til borgere skal derfor i videst muligt omfang koordineres på tværs af aktører.

Indsatsområder

Overordnet borgerrettet kommunikation

Der kommunikeres i dag til borgere generelt om graviditetsforløb og anbefalede apps fra flere offentlige hjemmesider, herunder borger.dk, sundhed.dk og sst.dk. Det er i systemejers interesse, at kommunikation på tværs af offentlige institutioner ensrettes og opdateres i forbindelse med udbredelsen af Min Graviditet som gratisapp til borgere.
Indsatser i den gældende strategiperiode:
7.a Systemejer igangsætter dialog og samarbejde med offentlige hjemmesideejere om opdatering af eksisterende information, herunder fx QR-kode til download af app'en Min Graviditet
Fremadrettet kommunikation:
Systemejer har på sigt derudover interesse i at samarbejde med sundhedssektorens involverede parter om udbredelse af det generelle kendskab til løsningen, herunder at afklare sektorparternes ansvarsområder samt at koordinere den borgerrettede indsats for parternes respektive kommunikation. Systemejer ønsker på den længere bane at indtage en samarbejdende rolle, hvor vidensdeling parter og interessenter imellem understøttes. Dette arbejde kan fx fremadrettet konkretiseres i en oplysningskampagne i forbindelse med tværsektoriel national lancering. Her kan evt. artikler, tv-interviews, social media indslag samt oplysningsvideoer komme i spil.
I afsnittene herunder er den yderligere informationsindsats for den nuværende strategiperiode skitseret for så vidt angår de specifikke brugergrupper, for hvem løsningen har konkret relevans. Dette gælder både sundhedsfaglige brugere af løsningen samt de gravide selv. Der er for begge brugergrupper taget udgangspunkt i sektoren/den fysiske lokation, hvor brugergruppen møder løsningen og forventeligt vil skulle understøtte de gravide i deres brug af appen, samt hvor de gravide forventeligt vil kunne informeres om løsningen i kraft af deres kontakt med de respektive behandlingssteder.

Kommunikation til graviditetsforløbets sundhedsfaglige brugere

Den første pilotafprøvning og den efterfølgende evaluering har vist at særligt den gravide borgers oplevelse af løsningen i høj grad er afhængig af, at alle sektorparter, den gravide er i berøring med under forløbet, kender til løsningen og anvender løsningen. Systemejers kommunikationsindsats skal således tænkes ind i en målsætning om udbredt kendskab til løsningen for sundhedsfaglige brugere både til fordel for den sundhedsfaglige selv og for borgeren.
I de næste afsnit beskrives, hvordan projektet forventer at kommunikere om løsningen til sundhedsfaglige brugere på de respektive behandlingsenheder, der er relevante for graviditetsforløbet under den udvidede pilotafprøvning i Vestdanmark.
Uanset om den pågældende gravide deltager i den udvidede pilotafprøvning eller ej, må det dog forventes at gravide kan rette spørgsmål til deres sundhedsfaglige kontakter under graviditetsforløbet på baggrund af de artikler og videoer, der ligger tilgængelig i den offentligt tilgængelige app, Min Graviditet. Der kan derfor være behov for at udbrede kendskab til løsningen også blandt de af landets øvrige sundhedsfaglige, der ikke deltager i den udvidede pilotafprøvning.
Indsatser i den gældende strategiperiode:
7.b Projektet tager initiativ til at udarbejde en basispakke af skriftligt materiale, der kommunikerer en samlet grundfortælling om løsningen samt QR-kode til hent af app'en. I samarbejde med projektets parter pushes materialepakken til sundhedsfaglige hjemmesider og fagblade, herunder Ugeskrift for læger, Tidsskrift for jordemødre og Sundhedsplejersken med henblik på fri afbenyttelse og udbredelse af information om løsningen
7.c Projektet gennemfører mailudsending med informationsmateriale til ledende medarbejdere på landets fødesteder, kommunale sundhedsplejeenheder og PLO
7.d Systemejer (SDS) opretter et abonnerbart nyhedsbrev, der i lighed med Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside løbende opdateres

Sundhedsfaglige brugere i almen praksis – Pilot forlængelse

I forbindelse med opstarten af den udvidede pilotafprøvning ønsker projektet at oparbejde et detaljeret kendskab til informationsbehovet i almen praksis, således at et evt. udvidet informationsbehov kan understøttes.
I evalueringen af den første pilotafprøvning var tilbagemeldingen, at lægerne i almen praksis følte ringe kendskab til, hvorvidt data fra almen praksis havde nogen anvendelse for fødestedet. Omvendt viste evalueringen af den første pilotafprøvning, at fødestedet oplever stor værdi ved de data, der kommer fra almen praksis. Projektet ser i den forbindelse et potentiale i at sparre med både pilotprojekt samt PLO/PLSP for, hvordan information om den samlede løsning kan understøttes specifikt til brug for læger, der indgår i den udvidede pilotafprøvning.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.e Projektet tager initiativ til sparring og erfaringsudveksling med hhv. Pilotprojekt og PLO/PLSP omkring brugerbehov i almen praksis med henblik på at understøtte et identificeret behov ift. udvikling af evt. Yderligere materialer og vejledninger, links til hjemmesider mv.

Sundhedsfaglige brugere på fødested - udvidet pilot

På baggrund af evalueringen af den første pilotafprøvning er der ikke umiddelbart konstateret merbehov for videndeling om løsningen. Dog må det antages at der med et større antal sundhedsfaglige medarbejdere på en større andel gravide under den udvidede pilot kan forekomme et merbehov for information om løsningen.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.f Projektet tager initiativ til sparring og erfaringsudveksling med pilotprojektet om eventuelle brugerbehov for fødestedets burgere med henblik på at understøtte et sådant behov ift. allerede udviklede materialer og vejledninger, herunder evt. Links til hjemmesider og løsning

Sundhedsfaglige brugere i sundhedsplejen – udvidet pilot

Projektet ønsker, i lighed med kommunikationen til de øvrige sektorer, at understøtte det udvidede pilotprojektet ift. et eventuelt behov for viden om den samlede løsning ift. allerede udviklede vejledninger og materiale. Erfaringerne fra den første pilotafprøvning viste, at der fx for sundhedsplejebrugere var et ekstra behov for support ifm. egen login til løsningen og oprettelse af egne aftaler. I mellemværende periode er supportfunktionen rykket til Sundhedsdatastyrelsen, hvorfor projektet gerne understøtter et evt. yderligere behov for kommunikation om dette og tilsvarende til brugergruppen.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.g Projektet tager initiativ til sparring og erfaringsudveksling om eventuelle brugerbehov for sundhedsplejen ift. det udvidede pilotprojektet med henblik på at understøtte et eventuelt merbehov ift. allerede udviklede materialer og vejledninger, herunder evt. links til hjemmesider og løsning

Kommunikation til gravide på sektorernes behandlingsenheder

SDS ønsker, i det omfang, der er behov for dette, at understøtte de respektive sektorers kommunikation om løsningen til de gravide og øvrige borgere, som har berøringsflade med behandlingsenhederne under den udvidede pilotafprøvning.
Der er i nedenstående afsnit taget afsæt i, at kommunikationen til den gravide ikke nødvendigvis følges op eller understøttes af en konkret arbejdsgang for det sundhedsfaglige personale på det pågældende behandlingssted.

Gravide hos almen praksis – udvidet pilot

Sundhedsdatastyrelsen ønsker at understøtte sundhedsfaglige brugere i almen praksis i deres kommunikation om løsningen til de gravide. Indsatsen og behovet afklares og koordineres med de berørte sektorparter. Herunder er der givet forslag til, hvordan oplysning til de gravide kan understøttes i konkrete produkter i forbindelse med opstarten af graviditetsforløbet under den udvidede pilotafprøvning, hvor den gravide indfinder sig hos egen læge.
I venteværelset
SDS udvikler evt. I samarbejde med PLO og øvrige sektorparter en papirplakat i et grafisk design, der stemmer overens med app'en, som klinikejer kan hænge op til almen orientering om løsningen. Det er væsentligt at plakaten sender et klart signal omkring afsender og supportenhed, således at plakaten kan genanvendes af øvrige sektorparter. Plakaten kan desuden indeholde en QR-kode til download af appen samt evt. Adgang til videoer om appen. Plakaterne sendes ud til deltagende praksisser jf. overvejelser nedenfor.
Desuden udvikles et papirpostkort, som de alment praktiserende læger kan udstille i klinikken og give den gravide med hjem i forbindelse med første konsultation.
Materialet leveres i et gennemarbejdet grafisk design og indeholder QR-kode til appen, som skal gøre den gravide nysgerrig på løsningen allerede fra første graviditetskonsultation. Desuden kan postkortet henvise til videolinks om appen. Postkortet skal understøtte den gravides brug af app'en – uafhængig af, i hvilken grad den gravide benytter sin digitale postkasse. Udstilling af postkortet koordineres evt. med komiteen for sundhedsoplysning, hvis erfaringer omkring distribution også indhentes.
Ved oprettelse af graviditetsforløb
Løsningen udsender et brev til den gravide i digital post med information om appen. Herunder link til download af appen, QR-kode (i tilfælde af udprint), eventuelle links til videoer i appen samt oplysning om supportsted. Udsending af brev til digital post er færdigudviklet og klar til brug for den udvidede pilotafprøvning.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.h Projektet udvikler og distribuerer papirplakat til brug i venteværelse hos almen praksis
7.i Projektet udvikler og distribuerer papirpostkort til udlevering ved fx første konsultation hos almen praksis

Gravide på fødesteder - udvidet pilot

Der kan, efter første besøg ved egen læge, være behov for at gravide understøttes yderligere i deres viden om appens eksistens. På fødestederne har det sundhedsfaglige personale i lighed med hos lægepraksis småt med tid til at videregive generel information om app'en Min Graviditet, hvorfor den gravide gerne skal kunne finde information om appen på egen hånd - og gerne mens hun fx sidder i et venteværelse.
I lighed med hos egen læge kan en plakat om Min Graviditet understøtte opmærksomheden omkring appens eksistens, give hurtig adgang til download og videoer om appen. Særligt kan denne kommunikationsform komme gravide til gavn, der ikke åbner egen digitale postkasse og/eller generelt ikke orienterer sig i information fra sundhedsvæsenet på hjemmesider eller tilsvarende.
I det omfang den pågældende sektorpart ønsker yderligere understøttelse i information til den gravide, er SDS indstillet på et samarbejde herom. Eksempelvis kan man forestille sig at de sundhedsfaglige på fødestederne vil finde god brug af et papirpostkort magen til postkortet fra egen læge særligt i en overgangsperiode mellem papirvandrejournal og app.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.j Projektet distribuerer papirplakat til brug i venteværelse ved fødestedet
7.k Projektet distribuerer papirpostkort til udlevering ved fx første scanning/konsultation ved fødestedet

Gravide hos sundhedsplejen – udvidet pilot

Sundhedsdatastyrelsen er i lighed med kommunikationsindsatsen hos andre sektorparter i graviditetsforløbet indstillet på at understøtte den kommunale sundhedspleje i deres information om appen til den gravide.
Alt afhængig af behovet kan plakat og postkort komme i spil også hos sundhedsplejen, hvor der vil være direkte kontakt med udvalgte gravide allerede fra ca. uge 20-22. Behovet skal undersøges yderligere med sundhedsplejeenheder, således at indsatsen rammer behovet korrekt. For eksempel kan der være behov for en indsats til specifikke grupper af gravide, hvorfor budskabet om appen evt. skal tilpasses de specifikke brugergrupper i eventuelle materialer, som sundhedsplejen formidler til de gravide ved deres fysiske konsultationer. Materialer/medier med QR-koder kan eksempelvis stilles til rådighed for de sundhedsfaglige, så denne kan vises til den gravide på skærm eller papir i det konkrete møde, uanset om dette afholdes i den gravides hjem eller på en kommunal behandlingsenhed.
Det skal afklares om plakater, postkort eller tilsvarende kan distribueres via Komiteen for Sundhedsoplysning til kommunale sundhedspersoner og behandlingsenheder.
Konkrete indsatser i strategiperioden:
7.l Projektet tager initiativ til dialog med sundhedsplejeenheder om kommunikationsbehov under den udvidede pilot med henblik på udbredelse af viden om app'en Min graviditet og evt. Særbehov for specifikke brugergrupper

Tidsplan og økonomi

De enkelte leverancer estimeres ift. tidsforbrug og økonomi på baggrund af dialog med de enkelte samarbejdsparter.

Videre proces

Kommunikationsstrategien genbesøges i august 2023 mhp at erfaringsopsamle på den forgangne periode og klargøre til en opdatering af strategi såvel som indsatsområder fremadrettet.