Page History

I dette dokument finder du de forretningsmæssige opgaver der skal løses i forbindelse med at skabe et digitalt samt fysisk brev til en borger.

Hvordan du skaber Denne vejledning beskriver, hvordan du udarbejder og afleverer en brevskabelon, der kan sendes til borgere via Sundhedsdatastyrelsens Digital Post Adapter (DPA). PDF-skabeloner publiceres i Digital Post Komponent (DPK).

Indholdsfortegnelse

Introduktion og ansvar

Når du vil anvende Ved anvendelse af Digital Post Adapter (DPA) Digital Post Adapter (DPA) - Leverancebeskrivelse til afsendelse af breve til borgere. Skal , skal der være udarbejdet brevskabeloner så de enten , der kan leveres enten digitalt eller fysisk via Strålfors, til borgerne. Da borger borgere i Danmark har ret til at fravælge Digitalpost betyder det, at der skal leveres to brev skabeloner Digital Post, skal der derfor foreligge to separate brevskabeloner – én til hver leveringsform. Skabelonerne bliver publiceret publiceres på Digital Post Komponent (DPK), som undertiden også kaldes omtales som Digital Post Serviceprovider (denne . Denne komponent leveres af Trifork).

 I forbindelse med afsendelse af Når et projekt eller en komponent har brug for at sende et nyt digitalt brev til en borger som led i et projekt eller via en komponent, er der en række opgaver omkring brevets udformning som skal afklares. I den forbindelse følges . Opgaverne følger denne ansvarsfordeling.

Ansvarsfordeling:

• Projektet/Komponenten:

...

• Brevets indhold og dynamiske felter, samt dialog med øvrige parter

...

• frem til et endeligt brevformat og indhold, samt godkendelse af øvrige ansvarlige.
• Jura og Kommunikation:

...

• Retligt review og gennemgang i forhold til webtilgængelighed.
• NSP PO: Aftale om brug af Trifork
• Trifork: Teknisk implementering og test

Det er muligt at opdatere eksisterende skabeloner (udover at oprette en ny med en ny identifikator). Det kan tage op til 30 minutter, før den opdaterede version kan bruges.

Gode råd og retningslinjer 💡

Brug et
• Skriv klart og forståeligt sprog –
henvendt til
• målrettet borgere
• Undgå interaktive elementer i fysisk version
• Lav en version uden links, hvis
begge versioner
• samme version skal bruges til fysisk og digitalt brev.
• Start
jura
• juridisk og
kommunikations-
• kommunikativt review tidligt – det tager ofte længst tid
end forventet
• Brug
gerne eksemplerne eller genbrug fra
• tidligere projekters breve som inspiration

Overblik over processen

Image RemovedImage Added

Trin-for-trin vejledning

Udformning af udkast til brevskabelon

Når Ved udformning af brevet udformes , er der flere områder udover det reelle indhold forhold, der skal tages beslutning omafklares, inden før det endelige brev kan leveres i PDF-format.

Papirlinje

Hvem er afsender, Ministerium - styrelse?

...

Afsender og papirlinje

• Fastlæg afsender (ministerium/styrelse/anden enhed)
• Overhold krav til logo, farver

...

Er der øvrig krav som skal indarbejdes?

Skrifttyper

...

• , layout og øvrige designkrav.

Skrifttyper

Der er begrænsninger på, hvilke skrifttyper der som udgangspunkt kan benyttes.

iText-biblioteket, som benyttes til at generere PDF-filer, leveres med et foruddefineret sæt skrifttyper. Følgende skrifttyper er inkluderet i iText:

• • • times-roman, times-italic, times-bold, times-bolditalic

    • helvetica, helvetica-bold, helvetica-boldoblique, helvetica-oblique

    • courier, courier-boldoblique, courier-bold, courier-oblique

    • zapfdingbats

    • symbol

...

• Times New Roman, Times-Italic, Times-Bold, Times-Bolditalic
• Helvetica, Helvetica-Bold, Helvetica-Boldoblique, Helvetica-Oblique
• Courier, Courier-Bboldoblique, Courier-Bold, Courier-Oblique
• Zapfdingbats
• symbol

Der er blevet tilføjet to yderligere skrifttyper for at understøtte de skrifttyper

...

:

calibri
• Calibri
corbel
• Corbel

Brug af skrifttyper, som ikke er nævnt ovenfor, kræver ekstra konfiguration i forhold til skabeloner, sammenlignet med brug af skrifttyper, der allerede er registreret. Dette vil afspejle sig i det antal timer, der bruges på at konfigurere nye skabeloner.

Kilde: godkendte skrifttyper hos Trifork Fonts

...

Særligt krav til fysiske breve

• Ingen klik bare links i fysiske breve

For - Yderligere relevant dokumenter bør vedlæggesI forhold til de fysiske breve kræves detgælder, at hvis der benyttes er indsat links, skal de linkede sider inkluderes med det fysiske brev vedlægges brevet og sendes til de borgere, der har fravalgt digitalpostDigital Post. Da dette nemt kan blive til mange kan medføre et stort antal ekstra sider, bør dette brugen af links undgås, hvis det er muligt.

Begrænsninger for Strålfors-breve

...

• Vær opmærksom på begrænsninger i det fysiske brevformat

Digital Post anvender Strålfors til at producere de fysiske breve. For at brevets forside passer med adressefeltet i en kuvert etc er der flere krav til brevformatet. For at verificere skabelonens layout, kan PDF-filer uploades til Connect Brevtester (https://brevtest.sconnect.dk/)

...

.

...

Eksempelvis er det vigtigt at holde det øverste venstre hjørne af på forsiden af et

...

fysisk brev fri for tekst, da denne tekst ellers ikke vil fremgå af det fysiske brev ved udskrivning. Se illustrationen nedenfor.

...

Validér dokumentet ift. fysiske breve (Strålfors) Brev begrænsninger

...

NSP allokering af Trifork DP-ressourcer

• NSP PO
anmodning
• anmoder om adgang til Trifork
samt oprettelse af aktivitetsgruppe (kontakt: Gitte / Lars H./ NSP PO)
• og opretter aktivitetsgruppe til fakturering - såfremt der ikke allerede er oprettet ét til brug for fakturering
• Kontaktpersoner: Amir Chaudhry (PO), Lars Helsberg (Regnskab) og Anton Kylling (Trifork) 
• NSP kontakter Anton Kylling og anmoder om adgang for projektet
Aktivitetgruppe oprettes til fakturering
• Aftal deadline og produktionstidspunkt
• Trifork kan
godt
• starte konfiguration af skabelon før brevet er endeligt godkendt.

Juridisk og kommunikativt review (kan køre parallelt)

• Jura: Retlig
kontrol
• review af indhold
(kan tage tid)
• - dokumenterne sendes til Juridisk: juridisk@sundhedsdata.dk
 
• Kommunikation: Læsevenlighed og WCAG-overholdelse (tilgængelighed)
• Disse trin kan afvikles parallelt

...

• - dokumenterne sendes til webredaktør: webredaktor@sundhedsdata.dk

Opmærkning af variable felter

Brevskabelonen vil indeholde enten få eller mange variable felter - altså parametre som tilpasses det enkelte brev så som navn, dato, cpr, adresse eller andet indholdsmæssigt.

Er der behov for mange dynamiske felter, er det en god ide at udarbejde et særligt dokument med en tabel indeholdende alle felter, så det sikres, at alle felter udfyldes korrekt i skabelonen.

• Brug parameterfelter som: {Navn}, {CPR}, {Dato} (keyvalues)
• Undgå æ, ø og å i feltnavne
• Markér felter med
variabel
• dynamisk længde (fx fritekst)
• Format og navngivning af keyvalues/parametre aftales med Trifork
• Feltværdier opdeles i
  • Obligatoriske
  • Frivillige

    En beskrivelse af (generiske) valgfrie værdier:

    dato: Dette vil tilsidesætte den dato, der er angivet øverst til venstre i brevet. Hvis der ikke angives nogen dato, anvender PDF-tjenesten den aktuelle dato på tidspunktet for PDF-genereringen. 

Eksempel:

{ModtagerNavn} – string
{CPR} – format: ddMMyy-xxxx
{dato} – format: dd. mmm yyyy
{Fritekst} – multiline, max 5 linjer

...

Aflevering og navngivning

Når alle ovenstående opgaver at afsluttet kan de endelige Udkast til skabelon-dokumenter overdrages til Trifork:

Afleveres som
• Aflevér Word-fil med parametre og eksempler på testdata
,
• + evt.
med en PDF til at vise det ønskede resultat
• digital
• Physical
• Substitutionsværdier
  • Obligatoriske
  • Frivillige

En beskrivelse af (generiske) valgfrie substitutionsværdier:

...

• PDF-eksempel som illustrerer ønsket design.
  • Digital
  • Physical
• Navngivning af skabelon følger denne matix, projektet fastlægger projektnavn:

{code}
pdf.nspop.dk/PROJEKT/ÅÅÅÅMMDD/digital|physical/BREVTYPE
{code}

Eksempler:

Graviditet:

...

_pdf.nspop.dk/GM2/20250909/digital/SvangreStart/_
Fravalg: _pdf.nspop.dk/fgvhr/20241001/digital/BekraeftelseRegistreringFravalg/_

PDF-generering

...

• Trifork konfigurerer skabelonen i PDF-generator

En skabelon er unikt identificeret af en strengidentifikator, som bruges i HTTP POST-anmodninger til at angive de nøjagtige skabeloner for fysiske og digitale breve, angivet med nøglerne template_digital og template_physical.

Nøglen template_digital må ikke være tom, mens template_physical kan udelades, hvis fysisk post ikke ønskes.

• Brevet testes mod Strålfors’ standarder

Se under punkt 4.1

Konfigurering af skabelon i DPA

Når skabelonen er klar i DPK og beskrevet her: https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates, så skal DPA konfigureres til at kunne kalde den.

Projektet sørger for at bestille hos NSP Support, at de nye skabeloner konfigureres i DPA og orienterer NSP PO.

Skabelonerne Følgende oplysninger skal angives:

• De eksakte skabelonnavne (findes i https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates),
• Flettefelter (findes i https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates), 
  • Om disse er obligatoriske eller valgfri (findes i https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates)
• Hvilke systemer der skal whitelistes til at kalde den/de pågældende skabeloner (systemcertifikat og komponent) 
  
  Informationen bliver konfigureret i whitelist konfigurationen i dette format, eksempel:
  

  +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+
  
  | persistent_unique_key                          | it_system_name | template_id                                    |
  
  +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+
  
  | systemcertifikat                               | DRG            | fgvhr/20241218/BekraeftelseRegistreringFravalg | 
  
  +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+
  
  

Test af skabeloner

• Når Trifork har genereret PDF, skal det testes, at der kan kaldes DPA og genereres PDF-skabeloner med de rette parametre.
• Det er desuden relevant at have testborgere på Digital Post testmiljø, så funktionalitet og brevvisning kan afprøves (E2E-test).
• Test det endelige fysiske brev mod Strålfors’ standarder for brevskabeloner
• Justeringer foretages i samarbejde med projekt og NSP
Det afprøves ligeledes om, det er muligt via DPA at kalde Test, med relevante parametre

Ibrugtagning og produktion

• Aftal go-live med NSP og Trifork DP-team
• Kontrollere dokument versioner, dokumentere samt ændringer

Det er muligt at opdatere en eksisterende skabelon (udover at oprette en ny, med en ny identifikator). Det kan tage op til 30 minutter, før den opdaterede version kan anvendes.

Eksempler og skabeloner

Skabelon-eksempler til Digital Post

...