Denne vejledning beskriver, hvordan du udarbejder og afleverer en brevskabelon, der kan sendes til borgere via Sundhedsdatastyrelsens Digital Post Adapter (DPA). PDF-skabeloner publiceres i Digital Post Komponent (DPK).


Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og ansvar

Ved anvendelse af Digital Post Adapter (DPA) Digital Post Adapter (DPA) - Leverancebeskrivelse til afsendelse af breve til borgere, skal der være udarbejdet brevskabeloner, der kan leveres enten digitalt eller fysisk via Strålfors. Da borgere i Danmark har ret til at fravælge Digital Post, skal der derfor foreligge to separate brevskabeloner – én til hver leveringsform. Skabelonerne publiceres på Digital Post Komponent (DPK), som også omtales som Digital Post Serviceprovider. Denne komponent leveres af Trifork.

 I forbindelse med afsendelse af et nyt digitalt brev til en borger som led i et projekt eller via en komponent, er der en række opgaver omkring brevets udformning. Opgaverne følger denne ansvarsfordeling.

Ansvarsfordeling:

  • Projektet/Komponenten: Brevets indhold og dynamiske felter, samt dialog med øvrige parter frem til et endeligt brevformat og indhold, samt godkendelse af øvrige ansvarlige.
  • Jura og Kommunikation: Retligt review og gennemgang i forhold til webtilgængelighed.
  • NSP PO: Aftale om brug af Trifork
  • Trifork: Teknisk implementering og test

2. Gode råd og retningslinjer 💡

  • Skriv klart og forståeligt sprog – målrettet borgere
  • Undgå interaktive elementer i fysisk version
  • Lav en version uden links, hvis samme version skal bruges til fysisk og digitalt brev.
  • Start juridisk og kommunikativt review tidligt – det tager ofte længst tid
  • Brug tidligere projekters breve som inspiration

3. Overblik over processen



4. Trin-for-trin vejledning

4.1. Udformning af udkast til brevskabelon

Ved udformning af brevet, er der flere forhold, der skal afklares, før det endelige brev kan leveres i PDF-format.

Afsender og papirlinje

  • Fastlæg afsender (ministerium/styrelse/anden enhed)
  • Overhold krav til logo, farver, layout og øvrige designkrav.

Skrifttyper

Der er begrænsninger på, hvilke skrifttyper der som udgangspunkt kan benyttes.

iText-biblioteket, som benyttes til at generere PDF-filer, leveres med et foruddefineret sæt skrifttyper. Følgende skrifttyper er inkluderet i iText:

  • Times New Roman, Times-Italic, Times-Bold, Times-Bolditalic
  • Helvetica, Helvetica-Bold, Helvetica-Boldoblique, Helvetica-Oblique
  • Courier, Courier-Bboldoblique, Courier-Bold, Courier-Oblique
  • Zapfdingbats
  • symbol

Der er blevet tilføjet to yderligere skrifttyper for at understøtte de skrifttyper:

  • Calibri
  • Corbel


Brug af skrifttyper, som ikke er nævnt ovenfor, kræver ekstra konfiguration i forhold til skabeloner, sammenlignet med brug af skrifttyper, der allerede er registreret. Dette vil afspejle sig i det antal timer, der bruges på at konfigurere nye skabeloner.

Kilde: godkendte skrifttyper hos Trifork Fonts


Særligt krav til fysiske breve

  • Ingen klik bare links i fysiske breve

For fysiske breve gælder, at hvis der er indsat links, skal de linkede sider vedlægges brevet og sendes til borgere, der har fravalgt Digital Post. Da dette kan medføre et stort antal ekstra sider, bør brugen af links undgås, hvis det er muligt.


  • Vær opmærksom på begrænsninger i det fysiske brevformat

Digital Post anvender Strålfors til at producere de fysiske breve. For at brevets forside passer med adressefeltet i en kuvert etc er der flere krav til brevformatet. For at verificere skabelonens layout, kan PDF-filer uploades til Connect Brevtester (https://brevtest.sconnect.dk/). Eksempelvis er det vigtigt at holde det øverste venstre hjørne af på forsiden af et fysisk brev fri for tekst, da denne tekst ellers ikke vil fremgå af det fysiske brev ved udskrivning. Se illustrationen nedenfor.


image


4.2. NSP allokering af Trifork DP-ressourcer

  • NSP PO anmoder om adgang til Trifork og opretter aktivitetsgruppe til fakturering - såfremt der ikke allerede er oprettet ét til brug for fakturering
  • Kontaktpersoner: Amir Chaudhry (PO), Lars Helsberg (Regnskab) og Anton Kylling (Trifork) 
  • Aftal deadline og produktionstidspunkt
  • Trifork kan starte konfiguration af skabelon før brevet er endeligt godkendt.

4.3. Juridisk og kommunikativt review (kan køre parallelt)

4.4. Opmærkning af variable felter

Brevskabelonen vil indeholde enten få eller mange variable felter - altså parametre som tilpasses det enkelte brev så som navn, dato, cpr, adresse eller andet indholdsmæssigt.

Er der behov for mange dynamiske felter, er det en god ide at udarbejde et særligt dokument med en tabel indeholdende alle felter, så det sikres, at alle felter udfyldes korrekt i skabelonen.

  • Brug parameterfelter som: {Navn}, {CPR}, {Dato} (keyvalues)
  • Undgå æ, ø og å i feltnavne
  • Markér felter med dynamisk længde (fx fritekst)
  • Format og navngivning af keyvalues/parametre aftales med Trifork
  • Feltværdier opdeles i
    • Obligatoriske
    • Frivillige

      En beskrivelse af (generiske) valgfrie værdier:

      dato: Dette vil tilsidesætte den dato, der er angivet øverst til venstre i brevet. Hvis der ikke angives nogen dato, anvender PDF-tjenesten den aktuelle dato på tidspunktet for PDF-genereringen. 


Eksempel:

{ModtagerNavn} – string
{CPR} – format: ddMMyy-xxxx
{dato} – format: dd. mmm yyyy
{Fritekst} – multiline, max 5 linjer

Eksempel:

{code}
{ModtagerNavn} – string
{CPR} – format: ddMMyy-xxxx
{dato} – format: dd. mmm yyyy
{Fritekst} – multiline, max 5 linjer
{code}

4.5. Aflevering og navngivning

Udkast til skabelon-dokumenter overdrages til Trifork:

  • Aflevér Word-fil med parametre og eksempler på testdata + evt. PDF-eksempel som illustrerer ønsket design.
    • Digital
    • Physical
  • Navngivning af skabelon følger denne matix, projektet fastlægger projektnavn:

{code}
pdf.nspop.dk/PROJEKT/ÅÅÅÅMMDD/digital|physical/BREVTYPE
{code}

Eksempler:

Graviditet: _pdf.nspop.dk/GM2/20250909/digital/SvangreStart/_
Fravalg: _pdf.nspop.dk/fgvhr/20241001/digital/BekraeftelseRegistreringFravalg/_

4.6. PDF-generering

  • Trifork konfigurerer skabelonen i PDF-generator

En skabelon er unikt identificeret af en strengidentifikator, som bruges i HTTP POST-anmodninger til at angive de nøjagtige skabeloner for fysiske og digitale breve, angivet med nøglerne template_digital og template_physical.

Nøglen template_digital må ikke være tom, mens template_physical kan udelades, hvis fysisk post ikke ønskes.

4.7. Konfigurering af skabelon i DPA

Når skabelonen er klar i DPK og beskrevet her: https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates, så skal DPA konfigureres til at kunne kalde den.

Projektet sørger for at bestille hos NSP Support, at de nye skabeloner konfigureres i DPA og orienterer NSP PO.

Skabelonerne Følgende oplysninger skal angives:

  • De eksakte skabelonnavne (findes i https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates),
  • Flettefelter (findes i https://github.com/trifork/dpk-docs/wiki/Templates), 
  • Hvilke systemer der skal whitelistes til at kalde den/de pågældende skabeloner (systemcertifikat og komponent) 

    Informationen bliver konfigureret i whitelist konfigurationen i dette format, eksempel: 
    +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+

    | persistent_unique_key                          | it_system_name | template_id                                    |

    +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+

    | systemcertifikat                               | DRG            | fgvhr/20241218/BekraeftelseRegistreringFravalg | 

    +------------------------------------------------+----------------+------------------------------------------------+

4.8. Test af skabeloner

  • Når Trifork har genereret PDF, skal det testes, at der kan kaldes DPA og genereres PDF-skabeloner med de rette parametre.
  • Det er desuden relevant at have testborgere på Digital Post testmiljø, så funktionalitet og brevvisning kan afprøves (E2E-test).
  • Test det endelige fysiske brev mod Strålfors’ standarder for brevskabeloner

4.9. Ibrugtagning og produktion

  • Aftal go-live med NSP og Trifork DP-team
  • Kontrollere dokument versioner, dokumentere samt ændringer

Det er muligt at opdatere en eksisterende skabelon (udover at oprette en ny, med en ny identifikator). Det kan tage op til 30 minutter, før den opdaterede version kan anvendes.

5. Eksempler og skabeloner

Skabelon-eksempler til Digital Post

6. Links og ressourcer


  • No labels