Samarbejde om projekter på vej ind på NSP - Rammesætning.

Projekter der enten skal benytte services eller komponenter på NSP eller medfører ændringer på platformen, skal – når en projektleder og en product owner er allokeret – følge en proces, der understøtter et godt samarbejde og skaber den ønskede værdi for projektet.

Proces for samarbejde

• Processen igangsættes med et samarbejds-kickoff-møde.
• Den fortsætter med opfølgende samarbejdsmøder og planlagte mikro-retrospectives.

Psykologisk tryghed og tydelighed

Vi ønsker at skabe psykologisk tryghed gennem en veldefineret proces for et godt samarbejde, der anvendes igennem hele projektets forløb.

Din sektionsleder har ansvaret for:

• At introducere dig til denne proces.
• At sikre tydelighed omkring projektets og opgavernes prioritering, tidsplan og økonomi.

Formål med notatet
Dette notat er en hjælp til at sætte rammerne for samarbejdsprocessen. Indholdet kan tilpasses det enkelte projekts behov for at sikre fleksibilitet og relevans.

Samarbejds Kick-off møde

Projektlederen sørger for at indkalde til samarbejds-kick-off møde. Det anbefales, at mødet afholdes fysisk.

• Formål: Formålet med kick-off mødet er dels at etablere et godt samarbejdsfundament mellem PL og PO og omkring projektet med det fælles mål om at projektet lykkes.
• Ansvarlig: PL
• Deltagere: Projektleder, alle berørte PO'er, evt. sektionsledere.
• Indhold:
  • NSP: PO introducerer projektlederen til NSP’en og de relevante komponenter og fortæller, hvordan NSP’en spiller ind i projektet, samt PO'ens rolle og ansvar, rammer, økonomi, kontrakter, processer (herunder scrum), overdragelse accept tjek (OAT) og afhængigheder til øvrige aktiviteter på NSP. PO har inden mødet sørget for at PL har modtaget OAT-skabelon, så PL har mulighed for at læse den inden mødet.
  • Projektleder: Formål, tidsplan, økonomi, ressourcer, interessenter, projektgovernance og behov for PO’s input hertil. PL har før mødet gennemgået  OAT-skabelonen og evt. spørgsmål til PO gennemgås. Det er PLs ansvar at drive OAT proces og sikre udfyldelse af indhold.
  • Fælles: Afklaring af forventninger til test og certificering, tidsplan, rollefordeling og opgavefordeling, afklaring af kontraktophæng for projektets NSP-udviklingsopgaver, aftale om PL's deltagelse og bidrag på NSP-møder, aftale om opfølgende møder mellem PL og PO, udveksling af skriftlig information mellem PL og PO (indhold og værktøj).
  • Epic i Jira: Der oprettes et epic i jira, som indeholder ovenstående information (dog minus økonomisk ramme, som forbliver intern SDS information)
  • Opfølgende møder: Aftal hvornår næste samarbejdsmøde holdes og med hvilken kadence.
  • Mikro-retrospectives: Aftal hvornår disse afholdes, hvem der indkalder og evt. faciliterer
  • Tjeklisteejer: Det skal aftales hvem der ejer tjeklisten. Dvs. at enten PL eller PO har ansvaret for at udfylde listen på mødet og ved opfølgning.
  • Estimering: PO introducerer NSP estimeringsproces. Det aftales hvornår den gennemføres og hvem der er ansvarlig for opfølgning.

  • Økonomi: PL tager kontakt til NSP økonomiansvarlig i forhold til engangsudgifter, varig drift og årlig overførsel fra projekt til NSP.

    
    

Opfølgende Møder PO/PL

• Formål: Følge status på projektet og sikre at PO og PL er på samme spor.
• Deltagere: PO og PL.
• Kadence: Fastsættes ved kick-off og kan justeres efter behov.
• Indhold: Status, erfaringsudveksling, prioritering med udgangspunkt i tjeklisten, så den beriges og opdateres for møde til møde.

Projektmøde Kickoff 

• Formål: Inddragelse af alle relevante parter i projektet
• Ansvarlig: PL
• Deltagere: PO, PL, Udviklingsleverandør, QA leverandør og driftleverandør
• Kadence: Fastsættes ved kick-off og kan justeres efter behov
• Indhold: Formål, tidsplan og plan for OAT

Mikro-retrospectives

• Formål: Opfølgning på hvad der har fungeret og hvad der kan forbedres (inspect and adapt).
• Deltagere: PO og PL, evt. med facilitator.
• Kadence: Fastsættes ved kick-off
• Indhold: Fx retro board i Miro.

Tjekliste

Estimering

Opgaver/leverancer i projektet der følger NSP workflow i Jira vil typisk være opgaver, hvor der er behov for ændringer til eksisterende NSP-services.

Projekter kan også indeholde udvikling af helt nye NSP-services, der udvikles inden for projektets egen udviklingskontrakt. Alternativt kan nyudvikling ske inden for NSP-vedligeholdelseskontrakt, forudsat at der er ledig kapacitet og at det giver mening. Uanset hvilken kontrakt nyudvikling sker inden for, skal der i NSP-regi prioriteres ressourcer til arkitekturbistand, kvalitetssikring, test og deployment på NSP-miljøerne.

Formålet med estimeringen er at strømline processen for at få opgaverne ind i boardet, så leverandørerne kan estimere og efterfølgende prioritere den givne opgave.

For at påbegynde estimeringen er det en forudsætning at man har udfyldt første del af tjeklisten og har afsluttet aktiviteterne: Epic oprettet i Jira under NSP-project og Epic indhold skabelon: Tidsplan, PO og PL-ansvar, Kontraktophæng og Aktivitetsnummer.