Indledning

Formålet med denne vejledning er at give et overblik over indholdet i Aftaleoversigten samt beskrive forretningsreglerne for anvendelsen.

I dokumentet er der først en beskrivelse af indholdet i Aftaleoversigten, herunder hvilke data der indgår. Derefter beskrives forretningsreglerne for anvendelsen af løsningen og til sidst er der henvisninger til dokumentationen for Aftaleoversigten på NSPOP.dk, herunder programmets Domæne Model, introduktion til Dokumentdeling, og den øvrige tekniske dokumentation til Aftaleoversigten.

Indhold og forretningsregler

Hvad er Aftaleoversigt

Formålet med Aftaleoversigten, er at sundhedsaftaler med patienten deles mellem patienten selv, patientens eventuelle pårørende samt relevant sundhedspersonale, der har patienten i aktuel behandling.

Patienterne føler sig derved betryggede, da kommuner, hospitaler og praktiserende læger har samme overblik. Patienter kan endvidere vælge at give deres pårørende adgang, via fuldmagt, således at de pårørende kan assistere patienten i dagligdagen.

Sundhedspersonale kan benytte Aftaleoversigten, vis de har patienten i behandling, til at få et overblik over patientens aftaler med hospitaler, praktiserende læger og kommuner, hvorved eksempelvis dobbeltaftaler kan undgås.

Forudsætninger for Aftaleoversigt

Indholdet i Aftaleoversigten er udvalgt på baggrund af en større arbejdsgangsanalyse, "Arbejdsgangsanalyse - Digitalt samarbejde om komplekse patientforløb". Analysen kan rekvireres ved programsekretariatet via Patientoverblik@sundhedsdata.dk.

Projektet ’Sundhedsjournal 2.0’ udarbejede en midlertidig løsning for deling af aftaler i Region Midtjylland og Region Nordjylland, som blev sat i drift i december 2016. I samarbejde med Sundhedsjournalen udarbejdede Sundhedsdatastyrelsen en national infrastruktur til deling af aftaler.

Under pilotafprøvningen blev aftaler med kommuner og praksis delt i den nationale infrakstruktur. I pilotafprøvningen blev den tekniske løsning afprøvet og den værdi aftaleoverblikket giver for patienter, pårørende og sundhedspersoner blev evalueret.  

Efterfølgende har en projektgruppe med deltagere fra både hospitaler, kommuner og praktiserende læger, udvalgt hvilke oplysninger, som er vigtigst at dele på tværs af parterne. Indholdet er udvalgt med hensyntagen til hvilke oplysninger som kommer patienter og sundhedsvæsenets parter til gavn og med overholdelse af lovgivningen.

Data governance

Sundhedsdatastyrelsen står for en data governance for Aftaleoversigten, governancen indeholder:

  • Beslutningsproces for hvordan ændringer og tilføjelser håndteres.
  • Kommunikationskanal via hjemmeside.
  • Lovgivning og regler som registeret efterlever.
  • Vedligehold af standarder og vejledninger angående brugen af registeret.

For nuværende kan henvendelser foregå via programmets postkasse: Patientoverblik@sundhedsdata.dk 

Indhold i Aftaleoversigt

MedCom har profileret indholdet i Aftaleoversigt under standarden DK-APD (Dansk profilering af HL7 Implementation Guide for CDA Release 2.0.1 - Appointment Document).

Indholdet i den enkelte aftale skal give information til patienten, således at der er eksakte detaljer om mødetidspunkt, lokation for aftalen samt kontaktoplysninger

Tabel 1 vil blive tilrettet således at evt. ændringer til DAM arbejdet afspejles i tabellen.

Tabel 1 - Oversigt over en aftales indhold

Indhold

Beskrivelse

Eksempler

Start- og Sluttidspunkt

Mødetidspunktet, med start og eventuelt sluttidspunkt således patienten ved hvornår aftalen finder sted


Mandag d. 10/10-2019 fra 12:00 til 12:30


PatientInformation om patienten som aftalen er indgået med.

2512489996

Nancy Ann Berggren

Skovvejen 12, Landet

5700 Svendborg, Danmark

Aftaleansvarlig

Organisationen der er ansvarlig for, og som har booket en aftale med patienten.

Lokationen er baseret på Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR).

Odense Universitetshospital

Radiologisk Ambulatorium

Hospitalsvej 4,

5000 Odense

Telefon: 33445566

SOR: 550811000005108

Rekvirent

Organisationen, eller personen der har rekvireret aftalen. F.eks. en praktiserende læge der har har henvist patienten til en aftale på sygehuset.

Lokationen er baseret på Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR).

Praktiserende læge

Anders Andersen

Læger Toldbodvej

Toldbodvej 9

5700 Svendborg

SOR: 000000000000000

Aftaleudførende

Organisationen, eller personen der er udførende for aftalen. Ofte er dette ensbetydende med den aftaleansvarlige

Lokationen er baseret på Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR).

Afdeling H for ambulante undersøgelser

Hospitalsvej 4

5000 Odense

Telefon: 33445566

SOR: 550111111111111

Forvalter

Organisationen der forvalter aftaledokumentet

Lokationen er baseret på Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR)

Sundhedsdatastyrelsen

Ørestads Boulevard 5

2300 København K.

SOR: 634491000016008

Sted (Lokation)

Angiver stedet hvor patienten skal møde til aftalen.

Lokationen kan være en af tre forskellige typer:

  1. Lokationen er baseret på Sundhedsvæsnets Organisationsregister (SOR), og defineret som besøgsadresse i SOR.
  2. Lokationen er baseret på en adresse udenfor SOR, f.eks den lokale idrætshal, eller den offentlige svømmehal.
  3. Lokationen er patientens hjemadresse.

Om Lokationen er af type 1, 2 eller 3 skal angives i henhold til APD-DK v.2.0.1 standarden

Type 1

OUH Radiologisk Afdeling (Odense)

Sdr Boulevard 29

5000 Odense

SOR: 240901000016000

Type 2

Radiologisk Afdeling

Kløvervænget 47

indgang A

5000 Odense C

Type 3

Skovvejen 12, Landet

5700 Svendborg, Danmark

ForløbsID samt Forløbslabel

Alle ydelser, der vedrører samme kliniske forløb kan i LPR3 kobles sammen af et eller flere forløbsID med en sigende forløbslabel

ID

e7532c08-729b-4413-83d7-bd2cdf147ef7

Label

"Kronisk obstruktiv lungesygdom (KOL)" eller "Graviditet, fødsel og barsel"

BetingelseDefinerer ekstra betingelser i forhold til aftalen. F.eks. om aftaletidspunkterne vejledende, og/eller om aftalen er en del af en repeterende serie

Tidspunktet er vejledende

Årsag

(Reason)

Årsag eller hvad aftalen vedrører, således at patienten og sundhedspersonale ved hvad aftalen omhandler.

Teksten kommer fra booking systemet.

Ambulant undersøgelse



Afhængig af konteksten for aftalen, kan det være forskelligt hvor præcise ovenstående informationer kan være.

Indholdet i aftalen kan variere i forhold til den enkelte aftaletype. Der er identificeret fem overordnede typer, der tilgodeser både regionale, kommunale og praksis behov ved oprettelse og visning af aftaler for patienter og pårørende. Aftaletyperne er beskrevet i Tabel 2.


Tabel 2 - Oversigt aftaletyper

Type

Aftale

Beskrivelse

Eksempel

1

Standard aftale

En standard aftale indeholder altid start og sluttidspunkt

Mandag d. 10/10-2019 fra 12:00 til 12:30

Besøg hos Lægerne Hansen

Torvegade 27, 0000 Brøndstrup


2

Tidspunkt ikke eksakt

Aftale indeholder altid start og sluttidspunkt

Tidspunkterne og udstrækningen i aftalen er vejledende, hvilket skal præciseres i visningen (eksempelvis via en lede tekst)

Tirsdag d. 11/10-2019 fra 12:45 til 13:00

Personlig pleje

Borgerens egen adresse


Bemærk at aftalens start- og sluttidspunkt er vejledende


3

Sluttidspunkt ikke kendt

Aftalens sluttidspunkt er ikke kendt.

Onsdag d. 12/10-2019 fra 11:15

Ambulant undersøgelse

Afdeling H for ambulante undersøgelser

Hospitalsvej 4, 0000 Brøndstrup

Telefon: 33445566

4

Repeterende aftale

  1. En repeterende aftale er en aftale, som gentager sig over én eller flere dage.
  2. Alle repeterende aftaler er selvstændige aftale-dokumenter, med hver deres aftale- og dokument id’er, udover repetitions-id’et.
  3. Repeterende aftaler knyttes sammen med et repetitions-id.
    Det er ikke muligt via repetitions-id’et at afgøre hvordan repeterende aftaler er relateret tids-/periodemæssigt.
    Hvis én aftale, af en repeterende serie, ændre tidspunkt, er den stadigvæk defineret som repeterende og har uændret repetitions-id, men ændret tidspunkt for denne aftales start/slut. Se figur 3.
  4. Et repetitions-id er altid knyttet til én borger.
  5. Hvis én aftale, af en repeterende serie, ændrer lokation på aftalen, skal denne aftale ikke længere være repeterende.
  6. Hvis én aftale, af en repeterende serie, ændrer årsag til aftalen, skal repetitionen afsluttes og en ny aftale med nyt repetitions-ID kan oprettes.
  7. Hvis alle repeterende aftaler ændrer aftale start/slut tidspunkt, skal tidspunktet ændres for alle aftaler som har det samme repetitions-id. Repetitions-id’et må/kan bibeholdes.
  8. Hvis én aftale i en repeterende serie aflyses, skal aftalen fjernes fra visning (”deprecated”), aftalens repetitions-id er uændret.
  9. Hvis der oprettes flere aftaler med det samme repetitionsmønster som eksisterende repeterende aftaler, må/kan de nye aftaler anvende samme repetitions-id.
  10. Der er ingen begrænsning på antal af repeterende aftaler på et døgn eller antal dage som den repeterende aftale strækker sig over. Der vil i forhold til test og certificering ikke blive testet for overlappende perioder.  

En repeterende aftale kan være af typen 1,2 eller 3



5

Interval aftale

Bemærk, at denne aftale-type er udfaset af den tekniske standard, da den overlapper med type 2.
Se Errata ID#4 under https://svn.medcom.dk/svn/releases/Standarder/HL7/Appointment/Dokumentation/

En interval aftale er defineret på samme måde som aftale type nr. 2, men i stedet for at aftale-modtager præsenteres for et præcist tidspunkt angives et interval for det tidsrum som aftalen vil finde sted. Desuden skal der angives en tekst således at patienten er informeret om at aftaletidspunkterne er vejledende.

I en kalendervisning, vil start og sluttidspunkt angive aftalen, og den supplerende tekst skal vises således patienten ikke forventer besøg i hele tidsrummet, men er orienteret om at aftalen udføres inden for det angivene tidsrum

Foruddefinerede intervaller er angivet i Tabel 3.


Torsdag d. 13/10-2019 mellem 9 og 11

Personlig hjælp og pleje

Borgerens egen adresse

Bemærk at aftalens start- og sluttidspunkt er vejledende, hjemmehjælpen vil ankomme i løbet af formiddagen

 

Tabel 3 - Oversigt intervaller

Betydning

Intervaller

Morgen

KL: 07-09

Formiddag

KL: 09-11

Middag

KL: 11-13

Eftermiddag

KL: 13-17

Aften

KL: 17-22

Nat

KL: 22-07

Forretningsregler for Aftaleoversigten

Der er behov for fælles forretningsregler, således at parterne er enige om anvendelsen af Aftaleoversigten. Herunder beskrives de forretningsregler, der skal overholdes i forbindelse med Aftaleoversigten.

#1 Fuld understøttelse af Aftaleoversigt
Lokale fagsystemer, der publicerer aftaler til den nationale infrastruktur, skal indeholde alle dataelementerne, som er defineret i standarden, samt publicere alle aftaler med patienten fra det lokale fagsystem til den nationale infrastruktur.

#2 Publicering af aftaler
Publicering af aftaler, fra lokale fagsystemer til den nationale infrastruktur, skal foregå løbende og tidstro. Med tidstro menes der inden for 15 minutter, for at sikre at alle andre fagsystemer kan anvende aktuelle data.

#3 Publicering af repeterende aftaler
Publicering af repeterende aftaler (aftale type 4) skal publiceres løbende, således at repetitionsmønsteret er gentaget 6 måneder frem, afhængigt af om repetitionerne stadig foregår.

#4 Status på gyldige aftaler
Gyldige aftaler skal have statuskoden ”Active”, i henhold til beskrivelsen i standarden.

#5 Status på ikke gyldige Aftaler
Aftaler der ikke længere er gyldige, eksempelvis hvis de er flyttet, oprettet ved en fejl eller lignende, skal opdateres i henhold til beskrivelsen i standarden, så de ikke længere fremgår som aktive aftaler.

#6  Lokale kopier af patientens aftaleoversigt
Lokale fagsystemer må ikke lave lokale kopier patientens aftaleoversigt, dog skal journaliseringspligten opfyldes.

#7 Aftaler uden patientdeltagelse
Aftaler/konference kald sundhedsfaglige imellem må ikke deles via aftaleoversigten, men skal fortsætte med at blive delt via de kanaler de deles i i dag.

#8 Intervalaftaler
En intervalaftale skal indeholde et tidsinterval enten med de foruddefinerede intervaller i Tabel 3, eller ved at definere egne intervaller.
Eksempel på eget interval kunne være: "Torsdag d. 13/10-2019 8:00-13:00, Personlig pleje, Borgerens egen adresse".

#9 Digital fuldmagt
Fra borger og patient portaler, skal der være adgang for pårørende med fuldmagt [DIGITAL FULDMAGT] til patientens Aftaleoversigt, således at disse fuldmagtshavere kan læse data på tilsvarende vis som patienten selv.

#10 Spærring
Patienter har via Min Spærring [MIN SPÆRRING] mulighed for at spærre for enkelte sundhedspersoners adgang til hele, eller dele af Aftaleoversigten. Lokale fagsystemer skal kunne håndtere at der er spærret for patientens Aftaleoversigt, og registrere hvis spærringen brydes, f.eks. hvis patienten giver samtykke til at sundhedspersonen må få adgang til patientens data.

Teknisk overblik

Den tekniske dokumentation indeholder tilslutningsdokumenter, tekniske implementeringsvejledninger, snitflade dokumentation, samt vejledning til hvorledes fagsystemet kan testes op imod den nationale infrastruktur, den tekniske dokumentation ses under: Teknisk implementeringsvejledning Aftaleoversigt

Ændringslog

0.82019-12-06Udkast til Indhold og Forretningsregler til AftaleoversigtenSDS
0.92019-12-20Opdateret på baggrund af indkommende kommentarerSDS
1.02020-01-06 Offentlig efter afsluttet kommenteringsrundeSDS
1.0.12020-01-16Præciseret forretningsregel #6 omkring lokale kopier af aftaleoversigtenSDS
1.0.22020-05-27Præcisering i teksten omkring aftale type nr. 5SDS
1.0.3 2020-09-25 Præcisering af #2SDS
1.0.42020-10-26Præciseringer omkring brugen af SOR, samt tilføjelse af flere eksemplerSDS
1.0.52020-11-13Præcisering af hvordan en repeterende aftale defineresSDS
1.0.62021-02-11Præcisering af #9 - pårørende skal ikke kunne redigerer aftalerSDS
1.0.72021-11-08Præciseret at aftale type #5 er udfaset af CDA standarden, da den overlapper med type #2SDS

 

  • No labels